El ciclo de Deming o ciclo PDCA (del inglés Plan-Do-Check-Act) (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) fue desarrollado por Edward Deming (basado en un concepto ideado por Walter A. Shewhart) y sirve como guía para implantar la mejora continua, ayudando de una forma lógica y sencilla a la resolución de problemas. De hecho, si lo pensamos es algo que usamos prácticamente todos los días sin darnos cuenta. Cuando vamos a realizar una actividad nueva lo primero pensamos en cómo hacerlo (Plan), después lo hacemos (Do), posteriormente vemos qué tal ha ido (Check) y en función de los resultados vemos cómo podríamos hacerlo la próxima vez (Act).
Este ciclo PDCA se utiliza como base para la mayoría de sistemas de gestión (Sistemas de Gestión de Calidad (ISO 9001), Sistema de Gestión Ambiental (ISO 14001), Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (ISO 27001), Sistema de Gestión de la continuidad de Negocio (ISO 22301), …). Todas ellas están basadas en el Ciclo de Deming (o ciclo PDCA) y son compatibles entre ellas, el problema es que presentan estructuras distintas que complican esta compatibilidad obligando en ocasiones a duplicar documentos que perfectamente podrían estar integrados o a hacer “encaje de bolillos” para compatibilizarlas.
Para evitar este problema surge el anexo SL (emitido en 2012 y anteriormente conocido como ISO Guide 83), que es un marco general para todas las normas de sistemas de gestión. Las normas publicadas recientemente ya lo adoptan y las nuevas que vayan apareciendo seguirán esta estructura de alto nivel común, lo cual llevará a facilitar su integración. En breve se publicarán la nueva ISO 9001:2015 y la 14001:2015 siguiendo también esta estructura. Esto llevará a disponer de un lenguaje y una redacción común en los requisitos aplicables a todos ellos, aunque por supuesto, cada norma desarrollará sus requisitos específicos en función del sistema de gestión del que se trate.
La cuestión es ¿dónde nos encontramos las distintas partes de este ciclo PDCA en el anexo SL?
Para contestar a esto, a continuación comentamos la estructura propuesta por el anexo SL, un breve comentario sobre el apartado y su ubicación en el ciclo PDCA.
1.- Alcance.
Incluye los resultados esperados de esa norma concreta.
2.- Referencias normativas
Incluye las referencias normativas específicas para esa disciplina.
3.- Términos y definiciones:
Los términos y definiciones pueden estar en la propia norma o en un documento separado. El anexo SL marca una serie de definiciones comunes que son complementadas con las específicas de cada disciplina.
4.- Contexto de la organización: (FORMA PARTE DEL PLAN (P) DEL CICLO PDCA)
El sistema de gestión está influenciado por el contexto en que opera una organización por lo que se requiere conocer y comprender los aspectos internos y externos relevantes, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, la determinación de los Requisitos de negocio, legales y de otra índole que le sean de aplicación y establecer el alcance del sistema. En las nuevas normas con esta estructura se da una gran importancia a los factores externos que afectan a la empresa.
5.- Liderazgo: (FORMA PARTE DEL PLAN (P) DEL CICLO PDCA)
Ya no vale con que la alta dirección se comprometa con el sistema de gestión proporcionando los recursos, etc, sino que ahora se pide que exista un liderazgo por parte de la dirección, lo cual supone una cambio sustancial. También solicita que se establezca una Política adecuada que se divulgue, sea entendida y esté disponible para las partes interesadas, que el sistema de gestión esté integrado en los procesos de la empresa y que se asignen y comuniquen los roles y responsabilidades dentro del sistema de gestión.
6.- Planificación: (FORMA PARTE DEL PLAN (P) DEL CICLO PDCA)
La organización debe determinar los riesgos y oportunidades para garantizar que el sistema implantado puede alcanzar los resultados buscados. Aquí se basa el enfoque preventivo de las normas basadas en este anexo. También establece que se deben definir los objetivos de la organización y la planificación de los mismos. En general, sobre el apartado de objetivos se han aclarado conceptos que ya se recogían previamente en los sistemas de gestión pero de una forma menos explícita. Por ejemplo se indica que al planificar las acciones para conseguir los objetivos se defina lo que se va a hacer, qué recursos se necesitan, quien es el responsable, cuándo se finaliza y cómo se medirán los resultados.
7.- Soporte: (FORMA PARTE DEL PLAN (P) DEL CICLO PDCA)
En este punto se trata sobre los recursos necesarios, la capacitación que se requiere al personal, la necesidad de la concienciación del personal, la determinación de las vías de comunicación necesarias y la documentación del sistema de gestión (se han cambiado los términos de documentos y registros por “Información documentada”, además, prácticamente no hay requisitos en cuanto a un mínimo de documentos (procedimientos, etc) a establecer, sino que será cada empresa la que debe determinar los que necesita para el adecuado control de sus procesos.
8.- Operación: (SE CORRESPONDE CON EL DO (D) DEL CICLO PDCA)
En esta cláusula recaen los requisitos específicos de cada disciplina. Se indica que deben planificarse, implementarse y controlarse los procesos necesarios para cumplir con los requisitos del sistema de gestión. Es importante que hay que controlar tanto los procesos desarrollados en “nuestra casa” como los que se externalizan
9.- Evaluación del desempeño: (SE CORRESPONDE CON EL CHECK (C) DEL CICLO PDCA)
Una vez hecho el trabajo indicado en el apartado 8 es el momento de comprobar cómo lo hemos hecho. Esta cláusula incluye el seguimiento y medición, evaluación y análisis de datos, la auditoría interna y la revisión por la dirección.
10.- Mejora: (SE CORRESPONDE CON EL ACT (A) DEL CICLO PDCA)
Aquí se incluyen las no conformidades, acciones correctivas y la mejora continua. Son aspectos bien conocidos por todas las personas familiarizadas con los sistemas de gestión. Lo interesante en esta cláusula es que desaparecen las “tan temidas” acciones preventivas, ya que basándonos en el análisis de riesgos establecido en la cláusula 6, todo el sistema de gestión tiene una orientación hacia la prevención.
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